Com a pandemia da Covid-19, muitos hábitos de comportamento em nosso dia a dia estão mudando. Nunca se lavou tanto as mãos, por exemplo. Álcool em gel em todos os cantos. Incluímos as máscaras como indumentária diária para circular. E, claro, precisamos aprender de uma vez por todas como cuidar da organização do local de trabalho Home Office. Neste artigo, a Building Profits traz 8 dicas essenciais para trabalhar com qualidade!
O teletrabalho, ou trabalho virtual, tornou-se uma necessidade para proteção da saúde, com distanciamento entre pessoas e isolamento para o que chamamos de grupo de risco.
Mesmo em casa, sua estação de trabalho é onde você passa a maior parte do seu dia. Por isso, é indispensável que você mantenha esse local que escolheu para executar suas tarefas profissionais limpo, arrumado e agradável.
Assim, detalhamos algumas regras básicas que precisam ser cumpridas para a melhor organização do local de trabalho Home Office, tornando-o mais harmonioso e adequado a uma maior produtividade nas tarefas.
Seguindo essas regras você é capaz de tornar o seu momento de trabalho mais harmonioso. Boa leitura!
Estação de trabalho Home Office organizada
1 – Evite acúmulo na sua mesa de trabalho
O acúmulo de documentos e folhas deixa a mesa desorganizada, além de dificultar a vida do profissional que precisa encontrar documentos específicos. Por isso, é importante sempre conferir quais papéis podem ser descartados e os que devem ser arquivados.
Tenha em mente que nem tudo precisa ser impresso. Sempre que possível, utilize a digitalização. Quando for necessário ter à mão arquivos ou documentos, mantenha-os organizados. Bagunça deve ser descartada da mesa.
2 – Apenas o básico
Na sua mesa de trabalho deixe apenas documentos e arquivos necessários para o trabalho que está executando naquele momento, ou aos quais você deve ter acesso várias vezes.
Existe um segredo para manter o local de trabalho organizado: só deve ficar em cima da mesa o que é utilizado com muita frequência. Sua bancada precisa de espaço para “respirar” e, portanto, tudo o que é supérfluo deve ficar guardado nas prateleiras, armários ou gavetas.
3 – Tire o excesso de decoração
Embora sejam os queridinhos de muitas pessoas, os objetos de decoração podem ser prejudiciais à organização do ambiente de trabalho. O excesso de porta-retratos, flores e outros acessórios, deve ser evitado.
Mas isso não significa que você não possa colocá-los sobre a mesa: o importante é ter bom senso e evitar que eles atrapalhem a organização do local.
4 – Não acumule lixo
Para deixar o ambiente longe da bagunça, evite o acúmulo de lixo. Papéis de bala, embalagens de alimentos, copos descartáveis e anotações velhas, por exemplo, comprometem a organização da mesa de trabalho.
Portanto, assim que forem utilizados, jogue-os fora. E aquele lanchinho, faça-o em outro local que se torne mais prazeroso para sua degustação, longe da sua estação de trabalho home office.
5 – Arquivamento físico
Documentos contábeis só devem ficar em cima da mesa quando estiverem sendo utilizados na classificação, registro ou análise. Não devem ficar soltos ou expostos em cima da mesa, correndo riscos de extravios ou danos à integridade do documento. Por isso, criar um sistema estratégico e eficaz de arquivamento é essencial para quem quer ter organização no local de trabalho.
Ao terminar a utilização de um documento, arquive-o nas pastas próprias, sempre com atenção para que possa ser facilmente encontrado na próxima vez que precisar consultá-lo.
6 – Arquivamento digital no Home Office
Não utilize o “C:\” do seu computador para salvar arquivos decorrentes da execução de suas tarefas. Toda vez que você finalizar cada uma de suas tarefas, não esqueça de “salvar” seu trabalho em um servidor, cuidando para que nenhum arquivo eletrônico seja salvo em pastas de outros clientes ou salvos na raiz, sem pasta própria.
Se puder, de acordo com cada aplicativo, coloque configuração de salvamentos automáticos para não perder trabalhos em arquivos não salvos.
7 – Limpe a mesa todos os dias
Além de seguir as recomendações anteriores, reserve alguns minutos, antes de sair para o almoço e também no final do expediente, para organizar a mesa novamente, caso alguma coisa tenha ficado fora do lugar.
Dessa forma, quando retornar ou no dia seguinte, o ambiente de trabalho já estará pronto para uso. Ao final de cada expediente, deixe sua mesa totalmente limpa e sem qualquer papel em cima, devendo expor apenas os materiais básicos (teclado, monitor, suporte para clips, canetas e lápis, grampeador, furador e papéis lembretes).
8 – Limpe seu computador e monitores
Diariamente, antes do almoço e ao final do expediente, reserve uns minutinhos para deletar todos os arquivos temporários que salvou na execução de suas tarefas e manter seus arquivos eletrônicos tão arrumados quanto sua mesa.
Limpe o teclado e os monitores para obter o máximo de funcionamento com produtividade de todos os equipamentos que dispõe para executar suas funções. Da “Área de Trabalho” aos seus equipamentos, quanto mais limpo, maior sua produtividade!
Em resumo, mantenha seu local de trabalho sempre limpo, arejado, arrumado e apenas com o material necessário para execução de uma tarefa de cada vez.
É importante fazer do seu local de trabalho Home Office um lugar de realização e satisfação pessoal. Este momento exige atenção e adaptabilidade, mas seguindo algumas dicas, esse processo fica mais fácil e você mantém uma alta produtividade trabalhando Home Office.
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